Polo SBBL
Il Sistema Bibliotecario Biomedico Lombardo offre i suoi servizi attraverso biblioteche convenzionate con la Regione dette Polo SBBL. Criterio indispensabile per potersi convenzionare con la Regione e diventare Polo SBBL è essere Biblioteca biomedica di ente pubblico o privato accreditato operante sul territorio della Regione Lombardia (art 7 comma 1 LR 41) con le seguenti caratteristiche:
a) ricorrenza di particolari e qualificate specificità che, a motivato giudizio del Comitato di Gestione, risultino essenziali per il conseguimento dei fini istituzionali del Sistema Bibliotecario Biomedico;
b) possedere collezioni di riviste scientifiche qualitativamente e quantitativamente interessanti;
c) complementarietà con altre fonti di SBBL;
d) disponibilità ed accessibilità delle fonti, con orari di servizio adeguati;
e) presenza di personale tecnico qualificato ed in misura adeguata per garantire il servizio;
f) disponibilità di mezzi tecnici adeguati ad assicurare un servizio efficiente, preciso e puntuale;
g) possedere il collegamento ad Internet
5.1 ACCESSO A SBBL
L'Ente che desidera diventare Polo del Sistema Bibliotecario Biomedico Lombardo e che possiede i requisiti previsti all'art. 5 del presente Regolamento può inoltrare richiesta alla Regione Lombardia, Direzione Generale Sanità. Le richieste di convenzione verranno proposte all'esame del Comitato di Gestione con cadenza annuale.
5.2 RICHIESTA DI CONVENZIONE
La formale domanda di convenzione deve essere indirizzata al Presidente di SBBL presso Regione Lombardia - Direzione Generale Sanità e firmata dal legale rappresentante dell'Ente. Alla domanda va allegata la seguente documentazione:
a) scheda dettagliata della biblioteca e del personale usando l'apposito modulo (modulo 5.2a in formato pdf: modulo 5.2a.pdf o in formato word: modulo 5.2a.doc);
b) regolamento della biblioteca;
c) catalogo dei periodici posseduti con consistenze e lacune.
5.3 ESAME ISTRUTTORIO
L'esame istruttorio delle richieste di stipula di nuove convenzioni viene espletato dal Centro di Riferimento Regionale di concerto con l'Unità Operativa Biblioteca Biomedica Lombarda secondo i seguenti criteri:
a) verifica dei pre-requisiti a cura dell'Unità Operativa Biblioteca Biomedica Lombarda e del Centro di Riferimento Regionale;
b) esame del catalogo a cura del Gruppo di Lavoro preposto;
c) sopralluogo a cura di un gruppo formato da: Unità Operativa Biblioteca Biomedica Lombarda, Centro di Riferimento Regionale e tre referenti delle biblioteche Polo SBBL.
Completata la fase istruttoria il Direttore sottopone la richiesta al Comitato di Gestione che la presenta alla Regione.
5.4 CONVENZIONE ED IMPEGNI DERIVANTI
A domanda accolta, l'Ente richiedente deve procedere alla stipula della convenzione con la Regione Lombardia. La convenzione comporta in particolare, per l'Ente che l'ha sottoscritta, l'assunzione dei seguenti impegni:
a) nominare il rappresentante nell'ambito del Comitato di Gestione e di un referente per l'erogazione del servizio;
b) garantire la formazione e l'aggiornamento sistematico del personale preposto al servizio di SBBL;
c) garantire i collegamenti multimediali con i servizi offerti da SBBL;
d) fornire i servizi nel rispetto del regolamento di SBBL;
e) garantire l'accesso ai servizi SBBL all'utenza esterna che accede alla biblioteca nel rispetto dei regolamenti interni;
f) acquisire le fonti primarie necessarie al completamento del materiale bibliografico, anche secondo il piano annuale concertato con SBBL;
g) utilizzare i fondi erogati dalla Regione secondo quanto stabilito dal Comitato di Gestione e per azioni straordinarie atte a migliorare il servizio e a complemento dell'attività ordinaria che deve essere garantita dall'Ente cui la Biblioteca appartiene;
h) provvedere alla catalogazione del materiale documentario periodico secondo criteri uniformi.
Qualora la struttura non garantisca o sospenda anche temporaneamente l'erogazione dei servizi per motivi straordinari e per un periodo superiore ai 20 giorni consecutivi, deve darne tempestiva e motivata comunicazione al Direttore di SBBL presso il Centro di Riferimento Regionale, all'Unità Operativa Regionale ed ai Poli. Il finanziamento base sarà proporzionale ai mesi di effettiva fornitura dei servizi SBBL.
5.5 REFERENTE POLO SBBL
Il referente del Polo SBBL è nominato dall'Ente di appartenenza e deve avere una adeguata preparazione professionale nell'ambito biblioteconomico e deve interagire con il rappresentante del proprio Ente in ambito SBBL.
Il referente per garantire un servizio efficiente ed efficace:
a) partecipa attivamente ai Gruppi di Lavoro SBBL nei quali è nominato;
b) promuove attivamente SBBL all'interno del suo Ente e presso le realtà con le quali viene in contatto;
c) riceve le informazioni dal Centro di Riferimento Regionale e dall'Unità Operativa;
d) cura la diffusione dell'informazione relativa a SBBL ed ai suoi servizi all'interno del proprio Ente;
e) è responsabile e stabilisce i criteri della distribuzione degli accessi/userid e delle password per i servizi online all'interno del proprio Ente e della conservazione dei relativi documenti;
f) cura la formazione degli addetti al servizio di fornitura dei documenti;
g) cura le statistiche sui servizi SBBL e le invia al Centro di Riferimento Regionale con le cadenze previste;
h) cura il corretto funzionamento del servizio di fornitura dei documenti ed in particolare che vengano evase le richieste di articoli secondo le modalità stabilite dal Comitato di Gestione e soggette a revisione periodica;
i) inoltra le richieste di articoli per gli utenti del proprio Ente usando l'apposita modulistica e rispettando il limite settimanale stabilito dal Comitato di Gestione.
5.6 RENDICONTAZIONE
Entro il 31 dicembre ogni polo SBBL deve predisporre la rendicontazione annuale delle spese effettuate sui fondi stanziati dalla Regione per il servizio SBBL.
Tale rendicontazione, redatta secondo il facsimile (modulo 5.6 in formato pdf: modulo 5.6.pdf o in formato word: modulo 5.6.doc) e accompagnata da una relazione firmata dal responsabile della gestione dei fondi SBBL, unitamente alle copie conformi delle fatture, deve essere inoltrata all'Unità Operativa Biblioteca Biomedica Lombarda, mentre una copia del rendiconto va inviata al Centro di Riferimento Regionale. Per le spese che al 31/12 fossero ancora in corso è consentito presentare in via transitoria copia del buono d'ordine che dovrà essere integrato con la copia conforme della fattura.